Wat is Kanban?

De kracht van Kanban begint bij het visualiseren van het werk en het inzichtelijk maken van de doorstroming van het werk. Het draait echter om meer dan alleen een papier met taken aan de muur hangen. Kanban gaat uit van een aantal principes, namelijk:

1. Visualiseer het werkproces:
Als team doorloop je samen het werkproces en maak je het werkproces visueel, zodat iedereen het zelfde beeld heeft van het proces en hoe gewerkt wordt. De hoofdstappen in het proces maak je visueel op de muur. Als team bepaal je wat je wel en vooral ook niet op je Kanbanbord zet? Te veel op je bord zetten vertroebelt de kracht van transparantie en het overzicht. Is er overeenstemming over het proces binnen het team, dan volgt de volgende stap.

2. De hoeveelheid werk beperken
(WIP en pull) De volgende stap is de hoeveelheid werk (work in progress of process WIP) per processtap beperken. Anders gezegd; de hoeveelheid werk die je tegelijk oppakt beperk je (WIP limiet). Je creëert daardoor focus en je richt je op werk af maken. Door minder tegelijk te doen doe je uiteindelijk meer en ook sneller. Het werk wordt niet het team in gepusht (opstapelen van werk), maar op basis van pull door het team het proces in getrokken. Denk aan projecten die van een projectportfolio bord op basis van prioriteit door teams zelf opgepakt worden (pull) op basis van beschikbaarheid (capaciteit). Eerst een project of taak afmaken voordat je het volgende oppakt.

3. Maak afspraken
Maak vervolgens ook (werk)afspraken. Maak de afspraken expliciet en visueel. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over hoe te werken met het bord, wanneer is werk echt af? (DoD.), hoe lang mag een taak blijven wachten?, wanneer komen we als team samen bij het bord? etc. etc. Beperk je wel in het aantal werkafspraken. Vergelijk het met visualiseren. Te veel afspraken werken belemmerend. Benader dit pragmatisch en kijk naar het nut. Je past de afspraken als team aan wanneer nodig en het nuttig is.

4. Realiseer flow
Daarna ga je aan de slag en probeer je flow te realiseren. Flow staat voor een lekkere doorstroming in je werk. De taakbriefjes ‘vliegen’ door het proces en blijven niet stilstaan. Maar hoe realiseer je dat? Door de visualisatie en het meten van voortgang zie je waar knelpunten zitten en krijg je inzichtelijk waar je kan verbeteren. Stapsgewijs wordt de flow verbeterd en hangt dus direct samen met het laatste principe.

5. Samen continue verbeteren
Wordt de voortgang of kwaliteit van het geleverde werk negatief beïnvloed, dan wordt dit direct omgezet in een verbeteractie. Stel dat een taakbriefjes op het bord al 4 weken ‘stilstaan’ terwijl de taak normaal binnen een week is afgerond. Dit is een signaal om verder te kijken. Er is iets aan de hand. Zoek de oorzaak en creëer als team een verbeteractie. Als team ben je samen verantwoordelijk voor het werk en het realiseren van verbetering. Met Kanban leer je steeds beter (samen)werken en presteren.