Wat is Kanban?
- Posted by Ronny Veen
- Categorieën Blog
- Date 3 maart 2020
Kan Kanban jou helpen? Herken jij je in een van de volgende situaties? Krijg jij werk vaak niet op tijd af of krijgt je je werk retour door fouten? Of werk je aan te veel verschillende taken of projecten tegelijk? Kanban kan jou of je (project)team helpen om effectiever te worden en sneller resultaten te halen. Hoe? Door minder tegelijk te doen! Hoe dat in zijn werkt gaat lees je in deze blog.
Wat is Kanban?
Kanban staat letterlijk voor visueel bord en komt oorspronkelijk uit de wereld van Lean en het concept van just-in-time-productie (JIT). Hoewel de oorsprong in de productie-industrie ligt blijkt Kanban veel breder inzetbaar. Het bleek een zeer geschikte manier van werken die helpt om verbeteringen te starten en te realiseren. Kanban maakt probleemgebieden en knelpunten namelijk snel zichtbaar. Kanban is een geschikte manier van werken om (kennis)werk te organiseren.

Waarvoor Kanban gebruiken?
Je gebruikt Kanban voor het organiseren van werk. Wat voor werk? Van projecten, portfoliomanagement, softwareontwikkeling, evenementorganisatie of een verhuisproject. Het kan van alles zijn. Kanban is ook minder complexe of projectmatige situaties te gebruiken. Bijvoorbeeld op een serviceafdeling die klachten van klanten afhandelt of het verwerken van orders of bij een verkoop afdeling. Ik gebruik Kanban zelfs individueel om wekelijks mijn werk te organiseren. Kanban is breed en makkelijk toepasbaar. Waarom? Omdat het geen grote verandering van team, structuur of operatie vraagt. Je kan na een kanbantraining direct starten in je eigen praktijk met effectiever worden en werk af maken.
Hoe werkt Kanban
De kracht van Kanban begint bij het visualiseren van het werk en het inzichtelijk maken van de doorstroming van het werk. Het draait echter om meer dan alleen een papier met taken aan de muur hangen. Kanban gaat uit van een aantal principes, namelijk:
1. Visualiseer het werkproces:
Als team doorloop je samen het werkproces en maak je het werkproces visueel, zodat iedereen het zelfde beeld heeft van het proces en hoe gewerkt wordt. De hoofdstappen in het proces maak je visueel op de muur. Als team bepaal je wat je wel en vooral ook niet op je Kanbanbord zet? Te veel op je bord zetten vertroebelt de kracht van transparantie en het overzicht. Is er overeenstemming over het proces binnen het team, dan volgt de volgende stap.
2. De hoeveelheid werk beperken (WIP en pull)
De volgende stap is de hoeveelheid werk (work in progress of process WIP) per processtap beperken. Anders gezegd; de hoeveelheid werk die je tegelijk oppakt beperk je (WIP limiet). Je creëert daardoor focus en je richt je op werk af maken. Door minder tegelijk te doen doe je uiteindelijk meer en ook sneller. Het werk wordt niet het team in gepusht (opstapelen van werk), maar op basis van pull door het team het proces in getrokken. Denk aan projecten die van een projectportfolio bord op basis van prioriteit door teams zelf opgepakt worden (pull) op basis van beschikbaarheid (capaciteit). Eerst een project of taak afmaken voordat je het volgende oppakt.
3. Maak afspraken
Maak vervolgens ook (werk)afspraken. Maak de afspraken expliciet en visueel. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over hoe te werken met het bord, wanneer is werk echt af? (DoD.), hoe lang mag een taak blijven wachten?, wanneer komen we als team samen bij het bord? etc. etc. Beperk je wel in het aantal werkafspraken. Vergelijk het met visualiseren. Te veel afspraken werken belemmerend. Benader dit pragmatisch en kijk naar het nut. Je past de afspraken als team aan wanneer nodig en het nuttig is.
4. Realiseer flow
Daarna ga je aan de slag en probeer je flow te realiseren. Flow staat voor een lekkere doorstroming in je werk. De taakbriefjes ‘vliegen’ door het proces en blijven niet stilstaan. Maar hoe realiseer je dat? Door de visualisatie en het meten van voortgang zie je waar knelpunten zitten en krijg je inzichtelijk waar je kan verbeteren. Stapsgewijs wordt de flow verbeterd en hangt dus direct samen met het laatste principe.
5. Samen continue verbeteren
Wordt de voortgang of kwaliteit van het geleverde werk negatief beïnvloed, dan wordt dit direct omgezet in een verbeteractie. Stel dat een taakbriefjes op het bord al 4 weken ‘stilstaan’ terwijl de taak normaal binnen een week is afgerond. Dit is een signaal om verder te kijken. Er is iets aan de hand. Zoek de oorzaak en creëer als team een verbeteractie. Als team ben je samen verantwoordelijk voor het werk en het realiseren van verbetering. Met Kanban leer je steeds beter (samen)werken en presteren.
De basisprincipes van Kanban zijn niet ingewikkeld om te begrijpen, maar de praktijk blijkt vaak toch weerbarstig. ‘Goed’ werken met Kanban vraagt een bepaalde mate van discipline en teamvolwassenheid. Kanban zorgt voor het transparant maken van knelpunten. Dit maakt Kanban ook spannend en confronterend voor een team of persoon. Want stel nou dat een knelpunt ons eigen gedrag binnen het team is? Spreek ik mijn collega daar op aan?
Wil je als team aan de slag met Kanban om je team(s) effectiever te laten werken, begin dan met een Kanban training. Breng het geleerde direct in de praktijk en krijg hulp bij het opstarten van een Agile Coach die jouw team(s) naar een succesvolle samenwerking helpt.
Tag:flow, Kanban, kanban training, online training
Ronny heeft 16 jaar ervaring als sporttrainer en -coach en 5 jaar als Agile consultant. Met zijn sportachtergrond werkt hij doelgericht en ontwikkelingsgericht met mensen aan continu verbeteren. Hij heeft ervaring met teams trainen, op gang helpen en coachen in Agile werken met o.a. Scrum, Kanban en Lean.
You may also like

Online scrum & fun met gamestorming
29 maart, 2021